Projekt "Projekt zvýšení kvality a efektivity MÚ Český Brod"

Město Český Brod se stalo úspešným žadatelem o finanční podporu z prostředků Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost ve výzvě číslo 53 - „Zvýšení kvality řízení v úřadech územní veřejné správy". 

Název projektu: Projekt zvýšení kvality a efektivity MÚ Český Brod
Zkrácený název projektu: Efektivní úřad Český Brod
Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/53.00082
Celkové způsobilé výdaje projektu: 7 183 710,00 Kč
Poskytnutá dotace: 6 106 153,50 Kč
Doba trvání projektu: 1.7.2010 - 31.5.2013

Charakteristika hlavních cílů projektu:

Hlavním cílem našeho projektu je v souladu s cíly výzvy zefektivnění a zkvalitnění řízení Městského úřadu v Českém Brodě a zároveň zefektivnění řízení příspěvkových organizací města. Tohoto cíle chceme dosáhnout realizací několika dílčích cílů:

- nastavením systému projektového řízení a projektové kanceláře

- zavedením principů procesního řízení - rozpracováním strategického plánu města a stanovením jeho prioritních oblastí

- zefektivněním řízení ekonomických procesů na Městském úřadu Český Brod a jeho příspěvkových organizacích

- vzděláváním pracovníků úřadu v návaznosti na výše zmíněné aktivity (v projektu nebudou zahrnuta školení cizích jazyků, IT dovedností a zahraniční stáže či praxe)

Cílem projektu je rovněž zkvalitnění spolupráce města Český Brod se spádovými obcemi.

Zdůvodnění potřebnosti projektu:

V projektu vycházíme z dosavadních zkušeností vedoucích zaměstnanců a z výsledků dotazníkového šetření prováděného při zpracování strategického plánu města v roce 2007 a KPSS v roce 2009, dále z diskusí a námětů na webu města, námětů občanů při veřejných projednáváních konkrétních problémů. Většina pracovníků se snaží vykonat zadané činnosti v odpovídajícím čase a kvalitě. V kontaktu s občany města a správního celku vystupují ochotně a vlídně. Navzdory těmto skutečnostem sdílí veřejnost často pocity, že výkon veřejné správy ve městě je málo pružný, nekompetentní bez efektivního využití podnětů občanů. Práce úřadu je relativně atomizována, každý zaměstnanec si zpracovává svou vlastní agendu, bez celkové koncepce, efektivní komunikace napříč úřadem a vztahů a případných dalších návazností na agendy svých kolegů. Na úřadě prakticky neexistují kvalitně nastavené a efektivní mechanismy kontroly ekonomických procesů, projektového a procesního řízení. Jejich zavedení a zavedení vzdělávání a rozvoje lidských zdrojů na úřadě povede k kvalitnějšímu poskytování veřejné správy a lepšímu kontaktu zaměstnanců úřadu s občany města. Chceme také zlepšit způsob vzdělávání zaměstnanců, který je silně nesystémový a roztříštěný, dále zhodnotit finanční zdraví úřadu, rozvíjet tvorbu koncepčních materiálů, zavést výkonnější kontrolní systém, posoudit procesy fungování města a jím zřízených institucí s cílem poskytovat kvalitnější veřejnou správu. Kompetentní, pružný a efektivní výkon veřejné správy podstatně závisí na kvalitě řízení procesů a lidských zdrojů. Kvalitně řízený, správně motivovaný a vzdělaný pracovník přispěje k vyšší efektivitě klíčových procesů i k posílení důvěry občanů města i správního celku v jeho vedení i k užší spolupráci úřadu s těmito občany při řešení aktuálních problémů života i rozvoje města a správního území.

Popis možných rizik ohrožujících realizaci projektu:

V rámci projektu může nastat několik rizik:

-administrativní náročnost je rizikem, které může v průběhu realizace projektu nastat. Aktivity jsme proto sestavili tak, abychom je byli schopni administrativně zajistit. Harmonogram aktivit byl sestaven tak, aby byla zajištěna jeho maximální efektivita a současně nedocházelo k úbytku účastníků projektu z důvodu nutnosti zajištění běžného chodu úřadu. Realizační tým bude sestaven z našich nejzkušenějších zaměstnanců s potřebnou kvalifikací a zkušenostmi.

-nedodržení monitorovacích indikátorů - zejména celkový počet účastníků projektu a počet vytvořených produktů jsme pečlivě zvažovali i s ohledem na budoucí vývoj na úřadě. Jsme přesvědčeni, že dodržíme podmínku plnění všech indikátorů. -nedodržení rozpočtu

- výše jednotlivých nákladů byla sestavena dle aktuálních cen. Osobní náklady odpovídají reálným mzdám, výše částky na nákup služeb bude fixně stanovena ve smlouvě s dodavatelem.Počítáme pouze s možností drobných úprav v rámci rozpočtu dle podmínek čerpání dotace a se souhlasem poskytovatele.

- možné potíže mohou nastat zejména v průběhu výběru dodavatelů. Důraz bude kladen zejména na kvalitu poskytovaných služeb a zkušenosti dodavatele. Projektový manager bude s dodavatelem průběžně komunikovat po celou dobu realizace projektu.

- dalším možným rizikem je neochota zaměstnanců úřadu věnovat aktivitám projektu svou maximální pozornost. Naši pracovníci se proto na přípravě projektu aktivně podíleli. Při vytváření časového harmonogramu bereme zvýšený ohled na potřeby znevýhodněných zaměstnanců. Harmonogram také dopředu zohledňuje pracovní vytížení našich zaměstnanců v období konání vzdělávání tak, aby nedocházelo ke zbytečnému úbytku jeho účastníků.

- použití modulů a aktivit nevhodných pro náš úřad mohou vést k nízké efektivitě projektu. Obsah aktivit byl dlouhodobě plánován na pravidelných poradách zúčastněných pracovníků. Dodavatel pod dohledem projektového managera zajistí potřebnou kvalitu poskytovaných služeb.

Inovativnost projektu:

Vzhledem k tomu, že v naší obci doposud neexistuje ucelený a propojený systém řízení úřadu, lze celý projekt považovat za inovativní. Konkrétně je projekt inovativní v několika oblastech: -inovace v produktu - v projektu vytvoříme komplexní ucelený systém projektového a procesního řízení. Strategický plán obce bude rozpracován do dílčích krátkodobých akčních plánů spolu s vytýčením strategických oblastí, které chceme nejvíce rozvíjet. Realizací projektu dojde k celkovému zkvalitnění řízení celého úřadu, vč. zřizovaných organizací. - zaměstnanci úřadu budou vzděláváni v návaznosti na výstupy aktivit projektu. Veškeré aktivity projektu budou vedeny s co největším ohledem na potřeby a schopnosti jednotlivých účastníků projektu - zaměstnanců úřadu - tak, aby každý účastník projektu byl schopen zapamatovat si co nejvíce nových informací a byl schopen tyto poznatky dále aplikovat při pracovní činnosti. - po skončení jednotlivých kurzů budou vypracovány dotazníky pro zajištění zpětné vazby účastníků. Ve všech dotaznících budou otázky zabývající se problematikou horizontálních témat. Na základě zjištěných informací z těchto dotazníků bude naše obec dále pokračovat a rozvíjet svůj systém řízení úřadu a vzdělávání svých zaměstnanců.

Udržitelnost aktivit projektu po skončení podpory z OP LZZ:

Rozvoj a zkvalitnění řízení úřadu patří dlouhodobě k hlavním prioritám města, s podporou a dalším rozvojem výsledků ze všech projektových aktivit, včetně vzdělávání zaměstnanců úřadu, počítáme i do budoucna. Pouze kvalifikovaní a vzdělaní pracovníci jsou klíčem k dalšímu rozvoji našeho úřadu i jeho dobré pověsti mezi občany města. Proto dojde po skončení projektu k podrobnému vyhodnocení jeho výsledků a spokojenosti všech kolegů s kvalitou projektu, jeho aktivit a vzdělávání. Na základě těchto výsledků budeme v rozvoji a zdokonalování výstupů projektu zaměstnanců i nadále pokračovat. Všechny výstupy budou podrobně analyzovány a projednány kompetentními pracovníky úřadu. Na základě podkladů a zpráv, které zpracují členové realizačního týmu, dojde k celkovému zhodnocení projektu a dále rozpracování všech jeho výsledků a výstupů. Následně budou navrženy další postupy a aktivity za účelem zvýšení udržitelnosti výsledků projektu a jejich dalšího rozvoje a zdokonalování.

Klíčové aktivity

Číslo aktivity: 01

Název klíčové aktivity: Řízení, administrace a evaluace projektu

Obsahem této aktivity je řízení (administrace) projektu. V rámci přípravné fáze dojde k doladění harmonogramu jednotlivých aktivit, výběru dodavatele služeb, pravidelným poradám se zúčastněnými zaměstnanci, seznámení s horizontálními tématy a komunikaci s dodavatelem. Výběrové řízení bude provedeno na dodavatele služeb - realizaci modulů v celkové ceně 2 850 000,-Kč (položky rozpočtu 04.02.01-04) a realizaci školení ve výši 514 700,-Kč (položky rozpočtu 04.04.01-42) celkem tedy 3 364 700,-Kč (od této částky bude odečteno DPH). Dodavatel bude vybrán v souladu s principy transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace. Při realizaci výběrového řízení budeme dbát na dodržování veškerých zásad a postupů daných podmínkami OP LZZ. Výzva k předložení nabídek bude zveřejněna na stránkách esfcr.cz a na městských webových stránkách tedy na jiném všeobecně dostupném místě. K podání nabídky bude vyzváno nejméně 5 dodavatelů. Výběrová komise bude mít nejméně 5 členů, minimálně jeden člen bude mít odpovídající kvalifikaci odpovídající povaze předmětu zakázky. V průběhu realizace projektu bude zajištěn efektivní a bezproblémový průběh projektu. Budou realizovány veškeré aktivity a vzdělávací programy. Bude zajištěno dodržování horizontálních témat a publicita. Projektový manager vypracuje monitorovací zprávy. V konečné fázi projektu bude zpracována závěrečná zpráva a vyhodnoceny výsledky projektu. Realizační tým bude intenzivně komunikovat s dodavatelem i cílovými skupinami a řešit jejich připomínky a požadavky. Za realizaci aktivity bude zodpovědný projektový manager za spolupráce s členy realizačního týmu. Náklady na tuto aktivitu tvoří náklady na členy realizačního týmu, náklady na nákup zařízení, povinný audit účetnictví projektu a nepřímé náklady projektu. V rámci přípravy na projekt bude nakoupeno zařízení - 2 notebooky, 4 PC sestavy, 6x software MS Office, 4 záložní zdroje a 2 barevné tiskárny nezbytné pro zajištění realizace jednotlivých aktivit.

Číslo aktivity: 02

Název klíčové aktivity: Projektové řízení

Cílem aktivity je zlepšit vzdělání vedoucích pracovníků obce v oblasti projektového řízení a dále zavedením projektového řízení do praxe obce posílit její institucionální kapacity a efektivnost výkonu územní veřejné správy a veřejných služeb. Tohoto cíle chceme dosáhnout realizací několika dílčích aktivit: (cena - Kč)

1) Metodické školení základů projektového řízení (90 000) Smyslem tohoto školení je poskytnout posluchačům (členům Rady města, tajemníkovi a vedoucím odborů) základní přehled o životním cyklu projektů, významu projektových rolí, plánování, sledování a kontrole realizace projektu.

2) Vytvoření a uzpůsobení metodiky projektového řízení pro potřeby Městského úřadu Český Brod (230 000) Aktivita je zaměřena na identifikaci typických projektů realizovaných v rámci obcí s rozšířenou pravomocí a definici postupů jejich řízení v souladu s mezinárodními standardy, zejména s ohledem na standardy veřejné správy.

3) Implementace metodiky na pilotním projektu (350 000) Metodika řízení projektů, sestavená v předchozím kroku, bude v rámci této aktivity ověřena, případně doplněna na základě zkušeností získaných s jejím použitím na vybraném pilotním projektu.

4) Podpora projektových vedoucích (zejména vedoucích pracovníků) formou koučingu (130 000) Projektoví vedoucí budou podporováni při svých projektových aktivitách formou koučingu. Koučing bude veden formou individuálních rozhovorů s vedoucími pracovníky, účelem koučingu je analyzovat a odstranit nedostatky ve znalostech a dovednostech účastníka školení.

5) Vytvoření "projektové kanceláře" (200 000 + náklady na metodika) - kancelář povede metodik projektového řízení (popis činností kanceláře tedy vychází z popisu pracovní činnosti metodika) za spolupráce s dodavatelem služeb.

Výstupem aktivity bude:

- proškolení členové Rady, tajemník a vedoucí odborů

- metodika řízení projektů

- pilotní projekt

Náklady na tuto aktivitu tvoří náklady na dodavatele služeb (položka rozpočtu 04.02.01) - 1 000 000,-Kč a metodika.

Číslo aktivity: 03

Název klíčové aktivity: Procesní řízení

Cílem aktivity je opět posílení institucionální kapacity úřadu a efektivnosti výkonu územní veřejné správy a veřejných služeb v Českém Brodě. Cíle dosáhneme realizací těchto dílčích aktivit: (cena - Kč)

1) Metodické školení procesního řízení (90 000) Kurz "Základy modelování a zdokonalování procesů" je koncipován jako úvodní seznámení se s problematikou modelování procesů a následně zdokonalování procesů organizace se zaměřením na klíčové techniky modelování procesů. Školení bude orientováno na praktické osvojení znalostí, čemuž bude napomáhat též použití příkladů, řešených účastníky kurzů individuální nebo skupinovou formou. V úvodní části kurzu jsou diskutovány základní principy a techniky, kterých je možné využít při modelování procesů. Hlavní důraz je kladen na postup definování procesů, porozumění stávajícím procesům, měření výkonnosti procesů, organizačním a motivačním otázkám.

2) Vytvoření metodiky tvorby procesních modelů (150 000) Aktivita je zaměřena na sestavení pragmatické metodiky, která bude používána při tvorbě a aktualizaci procesních modelů. Metodika bude zahrnovat volbu modelovací notace, postupy tvorby, modelované elementy, jejich atributy a další relevantní informace.

3) Identifikace klíčových procesů v zodpovědnosti obcí (model dekompozice) (70 000)

4) Sestavení procesního modelu v adekvátní míře podrobnosti (190 000) Aktivita představuje rozpracování modelu procesní dekompozice do úrovně procesních map. Takto sestavený procesní model může poté sloužit pro zácvik nových pracovníků, pro publikaci a prezentaci příslušného úřadu obyvatelům apod. Součástí modelu bude i definice výkonnostních indikátorů jednotlivých procesů a doporučení k jejich měření, aby bylo možné efektivitu procesů kontinuálně přezkoumávat a zlepšovat.

Výstupem aktivity bude:

- proškolení zaměstnanci úřadu k procesnímu řízení

- metodika tvorby procesních modelů

- procesní model

Náklady na tuto aktivitu tvoří náklady na dodavatele služeb (položka 04.02.02) - 500 000,-Kč

Číslo aktivity: 04

Název klíčové aktivity: Strategický plán a zásady jeho přípravy

Strategický plán je z pohledu našeho města klíčovým koncepčním dokumentem, který slouží jako nástroj koordinace rozvojových aktivit na podporu sociálního a ekonomického rozvoje města spolu s ochranou životního prostředí, tedy je plánem udržitelného rozvoje města Strategický plán je dohodou rozhodujících představitelů města, zástupců organizací, zájmových sdružení, podnikatelů, osobností, zástupců okolních obcí a Regionu Pošembeří o rozvojové vizi a prioritách rozvoje města a jeho okolí a vychází současně z potřeb občanů, dětí a mládeže(průzkumy, ankety, rozhovory, diskuse, kulaté stoly, veřejná setkání, soutěže).

Přípravu strategického plánu navrhujeme v rámci projektu rozdělit do 3 kroků: (cena-Kč)

1) Systém vybraných indikátorů (250 000)

- metodika sledování, sběr dat, vyhodnocování

2) Rozpracování Strategického plánu města, vytvoření akčních plánů, práce s veřejností (200 000)

3) Databázová podoba strategického plánu (250 000)

4) Řízené rozhovory k realizaci strateg. plánu, formulace hlavních zásad realizace a monitoringu strategického plánu (150 000)

Hlavní podmínkou pro úspěšnou realizaci strategického plánu města je existence fungujícího systému projektového řízení na městském úřadu a jasné rozdělení kompetencí v rámci jeho organizační struktury. S ohledem na stávající institucionální a organizační připravenost města na realizaci strategického plánu a jednotlivých projektů bude dodavatel formulovat hlavní zásady realizace a monitoringu plánu. V projektu vycházíme ze schváleného strategického plánu města do roku 2022.

Výstupem aktivity bude:

-nově vytvořené akční plány města

-metodika zásad realizace a monitoringu strategického plánu

Strategický plán bude pod vedením odborného asistenta převeden do elektronické - databázové podoby, informačního systému, který bude propojen s Akčním plánem a realizací projektů, aktivit vč. sledovaných indikátorů.

Náklady na tuto aktivitu tvoří náklady na dodavatele služeb (položka rozpočtu 04.02.03) ve výši 850 000,-Kč.

Číslo aktivity: 05

Název klíčové aktivity: Ekonomické procesy

Cílem aktivity je nastavení strategického řízení rozpočtového procesu města Český Brod, nastavení a měření kvality a výkonu MÚ a jím zřizovaných organizací a dále zvýšení kontroly nad naplňováním rozpočtu těchto organizací.

Cílů dosáhneme realizací těchto dílčích aktivit: (cena-Kč)

1) Analýzou současného stavu finančního plánování na MÚ: (150 000) Studiem interních dokumentů na MÚ týkající se finančního plánování na MÚ. Ověřením současného stavu finančního plánování (řízené rozhovory s relevantními zástupci MÚ). Zpracováním Analýzy současného stavu finančního plánování na MÚ (včetně doporučení pro úpravu procesu finančního plánování).

2) Nastavením upraveného (optimalizovaného) procesu finančního plánování na MÚ (100 000)

3) Implementací procesu finančního plánování na MÚ (100 000)

4) Identifikací oblastí pro zlepšení řízení a spolupráce Města a zřizovaných organizací (80 000)

5) Zpracováním doporučení pro vedení MÚ pro řízení zřizovaných organizací (70 000)

Výstupem aktivity bude:

- analýza současného stavu financí

- metodika procesu finančního plánování

- doporučení pro vedení MÚ

Náklady na tuto aktivitu tvoří náklady na dodavatele (položka rozpočtu 04.02.04) - 500 000,-Kč.

Číslo aktivity: 06

Název klíčové aktivity: Vzdělávání zaměstnanců úřadu

Cílem aktivity je proškolení části zaměstnanců úřadu v kurzech, které obsahově a tématicky navazují výše realizované aktivity projektového a procesního řízení, rozpracování strategického plánu města a optimalizace ekonomických procesů. Důvodem pro realizaci aktivity je prohloubení znalostí a dovedností příslušných zaměstnanců úřadu tak, aby tito byli lépe schopni reagovat na nově zavedené produkty a procesy na Městském úřadě a efektivnější prací tak zajistili vyšší kvalitu řízení úřadu.

Kurzy jsou rozděleny do několika tematických okruhů dle realizovaných aktivit. Některé typy kurzů spadají do více aktivit projektu: - kurzy zaměřené na účetnictví, účetní data, hospodaření úřadu a příspěvkových organizací, apod. prohlubují znalosti účastníků nutné pro zajištění efektivních výstupů aktivity zaměřené na ekonomické procesy.

- kurzy zaměřené na veřejnou podporu, programy ROP, kontrolu dotací, řízení rizik navazují na aktivitu Projektové řízení

- část kurzů zaměřená na oblast audit VZ, práva, zákoníku práce, veřejné zakázky, atd. je nutná pro kvalitní zajištění procesního řízení na Městském úřadu

- některé kurzy ovšem navazují na vícero realizovaných aktivit

Počty účastníků kurzů vycházejí z výsledků dotazníků, které byly vyhodnoceny vedoucími jednotlivých odborů. Aktivita bude realizována dodavatelskou formou, externí dodavatel bude průběžně komunikovat s projektovým managerem a asistentem a zajistí potřebnou kvalitu a efektivitu všech školení. Školení budou probíhat v prostorách Městského úřadu a budou vedena jednodenní formou. Délka trvání každého kurzu je stanovena na 8 hodin s výjimkou Intenzivního kurzu účetnictví, který bude mít délku trvání 5 dnů a tedy celkem 40 hodin. Seznam kurzů je podrobně rozpracován v kapitole rozpočet projektu. Ke každému kurzu jsme zvolili jednotku osoba/kurz, počet jednotek tedy značí počet účastníků kurzů. Pouze u 5ti-denního kurzu účetnictví byla zvolena jednotka osoba/den. Celkové náklady na tuto aktivitu činí 514 700,-Kč.

Cílová skupina:

Územní samosprávné celky a úřady samosprávných celků, jejich orgány a jimi zřizené nebo založené organizace a jejich zaměstnanci

Popis a způsob zapojení cílové skupiny:

Do projektu bude zapojeno celkem 80 zaměstnanců úřadu.

Vedení města tvoří starosta, místostarosta, tajemník, sekretariát, obrana a krizové řízení. Z vedení města bude do projektu zapojen tajemník, který je hlavní kontaktní osobou projektu.

Na Městském úřadu je celkem 8 odborů : Odbor správy majetku, Finanční odbor, Stavební odbor + územní plánování, Odbor sociálních věcí, Odbor vnitřních věcí, Odbor životního prostředí a zemědělství, Odbor dopravy a Obecní živnostenský úřad. Hlavou každého odboru je Vedoucí. Odbory úřadu doplňuje Oddělení informačních technologií jehož zástupce bude členem realizačního týmu, pracovní pozice vyplývá z popisu uvedeného v kapitole Realizační tým.

Zúčastnění zaměstnanci budou do projektu zapojeni na základě vyhodnocení potřeb jednotlivých odborů úřadu, které zpracovali vedoucí příslušných odborů pod vedením tajemníka Městského úřadu. V projektu také vycházíme z požadavků a potřeb samotných zaměstnanců.

Projektu se tak zúčastní celkem 80 zaměstnanců Městského úřadu, z toho 3 zaměstnance ve věku do 25 let a 28 zaměstnanců ve věku nad 50 let. 17 pracovníků je vysokoškolského vzdělání - většina pracovníků má středoškolské vzdělání. Z celkového počtu 80 zúčastněných zaměstnanců je 58 žen.

Veškeré dotazy, připomínky a požadavky účastníků projektu zodpovídají členové realizačního týmu.

Vazba aktivit projektu na potřeby cílové skupiny:

Aktivity projektu vycházejí z dosavadních zkušeností a znalostí vedení úřadu, tajemníka úřadu, vedoucích odborů a dále z výsledků dotazníkového šetření prováděného při zpracování strategického plánu města v roce 2007 a KPSS v roce 2009. Aktivity projektu reagují také na výsledky z diskusí a námětů na webu města, námětů občanů při veřejných projednáváních konkrétních problémů.

Všechny klíčové aktivity projektu byly se zaměstnanci Městského úřadu konzultovány, zejména aktivita vzdělávání zaměstnanců vychází z jejich požadavků a potřeb. Klíčové aktivity, vč. školení budou tedy probíhat v souladu s osobnostními předpoklady všech účastníků projektu. Naši zaměstnanci tak získají nové znalosti a dovednosti v rámci své profese.

Harmonogram realizace je naplánován tak, aby vyšel maximálně vstříc specifikům účastníků projektu - časový rozvrh bere ohled na pracovní povinnosti účastníků projektu tak, aby nebyl ohrožen běžný chod úřadu. Zvláštní ohled bereme na účastníky ze znevýhodněných skupin (starší osoby, matky, apod.)

Také rozložení harmonogramu realizace na delší časové období výrazně zvyšuje reálné úspěšné dokončení všech aktivit projektu a úspěšné absolvování školení pro účastníky projektu.

V průběhu celého projektu, budou účastníkům projektu k dispozici všichni členové realizačního týmu, kteří osobně, mailově a telefonicky uspokojí požadavky cílové skupiny v rámci projektových aktivit.

Především u této cílové skupiny je velmi důležitá motivace pro aktivní účast na všech aktivitách, jedině tak je možno získat kvalitní a efektivní výstupy projektu.

Harmonogram realizace